天創堂株式会社
日本全国の名産品を発掘し、企画開発から国内の販路開拓、海外輸出までを一貫して担う専門商社、天創堂株式会社。
同社では、取り扱いアイテム数が非常に多いことから、経営管理の現場において数値集計にかかる膨大な工数が深刻な課題となっていた。月次や週次のタイミングで行われる数値集計に多大な時間を費やす状態が常態化していた。さらに、集計フローが特定の担当者に依存する「属人化」も課題であった。手作業によるミスの懸念や、フォーマットが統一されていないことによる社内共有の非効率が生じていた。そのため、本来注力すべきデータの分析や戦略立案に十分な時間を割けておらず、経営判断を停滞させる大きな要因となっていた。
こうした状況を打破し、集計工数を極限まで削減し、分析や判断にリソースを集中できる基盤を構築するため、同社では経営管理ツールの導入を決断。膨大な商品データを効率的に処理し、集計作業の「工数ゼロ」を実現するための仕組みづくりに着手した。
なぜkpieeを選び、どのようにして集計作業の工数ゼロ化を実現したのか。そして、削減した時間を活用してどのように戦略的業務へシフトし、グループ全体の経営判断の精度を高めようとしているのか。今回は、代表取締役社長の粕井様と、経営管理部部長の神野様にお話を伺った。
導入の背景
膨大なExcel作業が、経営判断の足かせに。
数値の確認作業をなくし、戦略立案の時間を創出。
― kpieeを導入される前に発生していた課題を教えてください
粕井様：kpiee導入前は、膨大なアイテム数の集計をExcelの手作業で行っていたため、そこに多大な時間を奪われていたことが、最大の課題となっていました。
当時、店舗別の数値はExcelで型化し把握できていましたが、一方で「いつ、何が売れたか」といった商品別の詳細データは未整備でした。そのため、必要になるたびに様々なExcelから情報を抽出し、関数を組んで可視化する作業がその都度発生していました。具体的には、販売管理システムの「弥生販売」からデータを抽出し、項目を絞ってExcelへ貼り付けた後、粗利の算出や日付型の変換、マスタ参照によるVLOOKUPでの紐付けといった複雑な加工工程を経ていました。
月に一度の集計作業に多大な工数を要していたため、本来、より詳細な分析をするべき個別の商品動向まで手が回っていませんでした。このような状況下では、日次ベースで数値を管理・可視化することは、現実的に不可能な状態でした。この集計作業が足かせとなり、必要な時に迅速に数値を確認できない状態が続いていました。
また、高度な関数を使いこなせる人材が限られていたため、業務が特定の担当者に集中する属人化も深刻な問題でした。社内で共有されるフォーマットが統一されず情報共有も非効率になり、本来注力すべき「データの分析」や「戦略立案」に時間を割けず、集計作業そのものに時間を取られてしまうといった課題が顕在化していました。
今後の事業展開を見据え、社内で共通のデータ基盤を構築することは不可欠でした。集計工数のゼロ化と統一フォーマットによるスムーズな情報共有を実現し、分析や判断に時間を割ける状態を目指して、経営管理ツールの導入を検討しはじめました。
― 数ある経営管理ツールの中から、kpieeを選ばれた理由は?
神野様：経営管理ツールの選定において、私たちは「作業時間を減らし、経営判断に使えるデータ基盤を作れるツール」を探していました。検討の過程では、分析ツールも一度候補に挙がりました。しかし、当時の弊社が必要としていたのは、単なる「分析機能」に特化したツールではなく、日々の「集計・運用までを仕組み化」できるものでした。
弊社の場合、膨大な商品数に対し、フォーマットが統一されていないという実情もあり、分析の前段階である「データの集計や加工」に課題の根幹がありました。単に高機能な分析ツールを導入しただけでは、ツールに読み込ませる前の「データ整形の手作業」が残り続け、結果として集計工数の削減という本来の目的を果たせない懸念がありました。
最終的にkpieeを選んだ理由は、主に2つあります。
1つ目は、多数の商品データを効率的に処理し、自動集計による工数削減が可能である点です。
弊社のように取り扱いアイテム数が多いビジネスモデルでは、データの集計そのものに膨大なリソースを割いていました。kpieeであれば、店舗別、商品別、販売先別のクロス集計を効率的に処理でき、目標としていた「集計作業の工数ゼロ化」を実現できる最適なツールだと判断しました。
2つ目は、「分析ツール」を導入して終わりではなく「集計・運用まで伴走する仕組み」を提供してくれる点です。kpieeによるデータの一元管理とBPaaSのサポートにより、商品別の集計だけでなく、受注金額や商談数・訪問数といった担当者別の指標も自動で可視化することが可能になりました。
弊社の実態に合わせて集計フローを整理し、社内で共通のデータ基盤として活用できるようになるまで仕組み化してくれる伴走支援は、他にはない大きな魅力でした。このように、ツールとしての機能提供に留まらず、実際の運用までを一貫した仕組みとして支えてくれる点が、導入の決め手となりました。
導入の効果
膨大なアイテム数の集計工数を「ゼロ」へ。
多角的な可視化により、経営判断の迅速化を実現。
― 現在、kpieeの活用により実現できたことを教えていただけますか？
粕井様：kpieeの導入により、これまで毎月発生していた膨大な集計作業の工数を完全になくすことができ、担当者の業務負荷を劇的に解消することができました。
導入前は、膨大なアイテム数を取り扱っていた影響で、月次や週次の数値集計のたびにExcelでの煩雑な手作業に忙殺されていました。様々なExcelファイルからデータを抽出し、複雑な集計を経てようやく一つの報告フォーマットにまとめ上げるという、いわば「データを整えるだけ」の工程に多大な時間を奪われていたことが、工数過多の大きな要因となっていました。
導入後は、こうした複雑なプロセスをkpiee上で自動化しました。
粕井様：多数の商品データを効率的に処理できる基盤を構築したことで、従来発生していた手作業は一切不要になり、集計工数の「実働ゼロ化」を達成することができました。
また、集計作業が特定の担当者のスキルや手順に依存する「属人化」も課題でした。統一されていないフォーマットで運用していたため、第三者がチェックを行う際や引き継ぎの際にも非効率が生じていました。手作業ゆえのミスや、数字の整合性を確認するための手戻りが発生する負荷も大きかったと感じています。
迅速にシステムを構築・対応してもらえたことで、商品部の方々と集計方法を整理・設計し、どの商品がどの販売先で売れているかをグラフ化することができました。その結果、商品名別・販売先別の可視化が実現し、迅速に意思決定に繋げることができたのは、非常に大きな成果です。
単に工数が削減されただけでなく、データを統一フォーマットで可視化できるようになったことも重要です。社内で参照する数字が常に一定のルールで揃うようになったため、会議前の数字の突き合わせや、数字の正誤確認といった確認作業が非常にスムーズになりました。報告のスピードが向上したことで、組織全体での情報共有の質も高まったと感じています。
一番の変化は、これまで「集計」に使っていた膨大な時間を、本来あるべき「分析」や「経営判断」の時間に置き換えられたことです。
数字を作るための“作業中心”の業務から、「店舗×商品別」や「販売先×商品別」などの傾向を読み解き次の一手を打つ“戦略中心”の業務へと、明確にシフトすることができました。
煩雑な集計作業をすべてkpieeの仕組みに任せられるようになったことで、手作業によるミスや属人化を完全に防げるようになりました。担当者の作業精度といった個人の力量に依存することなく、誰が担当しても正確な数値になるため、非常に安心して運用できています。
また、データが統一された形式で整理されているため、社内で数字の食い違いがなくなったことも大きなメリットです。本来注力すべきコア業務に最大限投下できる環境が整ったことは、会社にとって非常に大きな価値だと感じています。
今後の展望
粗利分析と需要予測の深化で、収益性を最大化。
同じ指標で共通認識を形成し、グループ全体の成長へ。
― 今後、どのようにkpieeの活用を広げていきたいですか？
神野様：kpieeによって「集計の自動化」と「数値の可視化」という基盤が整ったので、次のステップとしては、蓄積されたデータをより収益向上に直結する形で活用していきたいと考えています。
具体的には、商品別やカテゴリ別の粗利分析をさらに深掘りしていく予定です。これまでは全体の数字を追うので精一杯でしたが、今後はkpieeを活用して、どのラインナップが真に収益に貢献しているのか、逆にどの部分に改善の余地があるのかを精緻に分析し、高収益な商品構成へのシフトを強化していきます。
また、実績データを基にした需要予測や在庫の最適化にも取り組んでいきます。膨大なアイテムを扱っているからこそ、データに基づいた適正な発注・在庫管理を行うことで、機会損失の防止と無駄な在庫コストの削減を同時に実現し、経営効率を極限まで高めていきたいと考えています。
さらに、将来的にはこのデータ基盤を全社で共有・活用することを目指しています。各部門や拠点が同じ鮮度の高い情報を共有し、組織全体でデータドリブンな意思決定を行う文化を定着させることで、持続的な成長を実現していきたいですね。
― kpieeをご検討されている企業様にメッセージをお願いします！
粕井様：kpieeは単なるツール提供に留まらず、企業の「意思決定の質」を底上げしてくれる仕組みです。特に、以下のような課題に直面している企業様には、お勧めします。
まず、「膨大な商品数やデータ量により、集計作業に忙殺されている企業」です。人力の集計を自動化し「工数をゼロ」にすることで、現場はより生産的な活動にリソースを集中できるようになります。
次に、「数値が属人化し、正確な現状把握がしづらい企業」です。共通のデータ基盤を持つことで、信頼できるデータに基づいた迅速な判断が可能になります。
そして、「集計すること自体が目的化し、分析や経営判断まで手が回っていない企業」です。kpieeは運用まで徹底的に伴走してくれるため、単なる「作業」を「戦略」へと変え、組織のあり方を根本からシフトさせることができます。
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