株式会社カタログハウス様
『通販生活』を創刊し、独自の商品セレクトと信頼性の高い情報発信によって、長年にわたり読者との深い絆を築いてきた株式会社カタログハウス。
同社は、単なる通信販売にとどまらず、生活者の視点に立った商品開発と誠実な編集姿勢を貫くことで「読み物としても楽しめるカタログ」という独自の価値を確立してきた。一方で、出版と通販という2つの事業を展開する同社では、経営管理の現場において大きな課題を抱えていた。会計データや請求書データなど、複数のデータソースを統合し、取引先別に正確な実績を把握するためには、取次からの納品・返品データや各種収入データを突合し、手作業で集計をする必要があった。その結果、作成した数値が会計システムの試算表と一致しているかを都度確認する工数が発生し、整合性の確認だけで膨大な時間を要していた。
限られた人員で複雑なデータ集計業務に追われる中、経営陣が求めるタイミングで正確な数値を提供することが難しく、戦略的な分析や意思決定支援に時間を割けないという状況が続いていた。事業の継続的な成長を支えるためには、「データを迅速かつ正確に可視化し、経営判断につなげる基盤」の構築が不可欠になっていた。そこで、データに基づく迅速な意思決定を実現するために経営管理ツールの導入が始まった。
なぜkpieeを選び、どのようにして経営数値の整合性を担保し、業務負荷の大幅削減を実現したのか。今回は、経理部 エキスパートの青木様にお話を伺った。
導入の背景
データ集計～可視化の膨大な作業を解消し、戦略立案に使える時間の確保が最優先事項だった
― kpieeを導入される前に発生していた課題を教えてください
青木様：導入前の状況として、支払検証や決算対応、取引先別実績表の作成など、月次で発生する定型業務から突発的な作業のほぼすべてを、私一人で対応していました。一方で、これらの作業を対応しきるだけで工数がひっ迫してしまうという課題がありました。
具体的には、様々なシステム上で管理されているデータを手作業で収集・統合し、取引先別に実績を分類・集計する作業が発生していました。また、異なる収益構造を持つ区分ごとに適切な集計ロジックを適用する必要がありました。
その結果、月次のデータ集計から資料作成の対応で手一杯となり、本来、注力すべき分析に時間を割くことができませんでした。また、経営陣が必要とするタイミングで正確な取引先別実績データを提供することが難しく、経営判断のスピードにも影響を与えていました。
さらに、手動での突合・集計作業をした後、整合性の確認も目視での確認となっており、作成したデータが会計システムの試算表の数値と合計が合っているかという確認工程が都度発生していました。
これらの確認工程も毎月、複数種類のレポートで発生していたため、確認工数だけでも膨大な時間がかかっていました。その結果、常に正しい実績を把握することができていなかったというのが実情です。
このような状況の中で、集計業務の効率化を図り、削減できた工数を経営判断に必要な数値の分析に使いたいというニーズが高まっていました。限られた工数の中で、複雑なデータ集計業務に追われる状況を打破し、経理部が本来注力すべき分析業務や戦略立案に時間を使える環境を整備することが急務となっていました。そこで、これらの課題を解消するために、経営管理ツールの導入を検討し始めました。
― 様々な経営管理ツールがある中で、なぜkpieeを選ばれたのでしょうか？
青木様：実際に経営管理ツールを検討する際には、kpiee以外にも複数社の経営管理ツールも比較、検討していました。その中でkpieeを選んだ決め手は大きく2つあります。
1つ目は、サポート体制が充実している点です。kpieeであれば、数値の集計作業をアウトソーシングすることができるため、社内の工数を抑えつつ、重要指標を自動で可視化できる仕組みの構築が可能と感じました。
また、kpiee上での対応にとどまらず、周辺業務として発生するスプレッドシートの構築や更新、数値の突合作業なども対応していただける部分が非常に魅力的に感じました。
他社のツールでは、ツール上での運用以外に発生する周辺業務までサポートいただける体制は組み込まれていなかったため、大きな差別化ポイントだと感じました。
2つ目は、弊社の要望を実現できる点です。弊社特有の課題として、未払金勘定に相手先コードを持っていないという制約がありました。
他社ツールだと、この制約がボトルネックとなり、弊社の要望実現は難しいと回答をいただくケースも多々ありました。
一方で、kpieeの場合は、こういった制約がある中でも弊社の要望実現に向けた提案をいただけたことが決定打となりました。また、営業担当者の方の熱量が高く、弊社が実現したい要望に真摯に向き合い、丁寧に提案してくださったため、kpieeの導入を決定しました。
導入の効果
データ集計～可視化のアウトソーシングで、経理部の作業工数90%削減を実現。
― 現在、kpieeの活用により実現できたことを教えていただけますか？
青木様：kpieeを導入したことで、経営判断に必要な指標の集計から可視化まで、すべてアウトソーシングで実現できるようになり、社内の工数を大幅に削減することができました。ツールの導入や自動化基盤の構築支援にとどまらず、定期的に発生する数値検証やマスタデータのメンテナンスまで継続的に支援してもらえる点は、大きなメリットだと感じています。導入して終わりではなく、導入後も伴走してもらえることで、安心して運用を任せることができています。
具体的には、今まで手動で対応していた取引先別実績表、決算対応、支払検証といった業務の自動化まで対応していただきました。導入前は、未払金額を算出する際に、会計データと請求書データの乖離を目視で確認し、整合性をチェックする必要がありました。また、相手先コードが整備されていないため、取引先ごとの未払金額の算出は手入力で実施している状態で、作業負荷が高い状況でした。
kpiee導入後は、会計データと請求書データを自動で突合できるようになり、二重計上などの人為的なミスを検知・排除した正確な決算データを算出することができるようになりました。さらに、アウトソーシングで作成いただいた取引先マスタを活用することで、取引先別の未払金額を自動で算出する仕組みも構築できています。これにより、税務署提出用の取引先別の未払金額についても、工数をかけずに正確な算出が可能となり、経営管理・コスト管理の精度は大きく向上しました。
青木様：また、期末の支払検証業務についても大きな改善効果を感じています。決算期末には、8月末の累計値をベースに、3〜4営業日以内に支払検証資料を整備する必要があり、導入前は社内で短期間に対応しなければならず、非常に大きな負荷が発生していました。kpiee導入後は、必要なデータをお渡しするだけで、迅速に集計ロジックを構築していただき、自動で集計される仕組みを実現できました。さらに、仕訳の詳細項目まで可視化された、わかりやすく整理された資料を提供いただけるため、専門知識がなくても内容を把握しやすくなりました。その結果、手作業で行っていた集計業務の工数を約90%削減することができています。
これにより、月次処理全体のスピードも向上し、データ更新から報告までのリードタイムを約50%短縮することができた点は、大きな成果だと感じています。
自動化によって数値の整合性も担保され、常に正確な数値を確認できるようになったことで、これまで必要だった数値検証の工数も実質ゼロになりました。
また、可視化された数値をもとに改善案を提示していただいたり、数値の違和感についても能動的に共有いただける点は非常にありがたく、単なるデータ集計代行ではなく、経営管理を一緒に担ってもらっているという実感があります。例えば、こちらから依頼した内容に加えて、運用しやすいように一覧形式の表を作成していただくなど、要望の一歩先を見据えたサポートも提供いただいています。その結果、社内業務の質そのものが向上しました。
こうした柔軟な対応により、システムごとに発生しているコストを詳細に把握できるようになり、現在ではIT投資の最適化に向けた検討材料としても活用できています。
青木様：その他にも、明細表の基礎データ作成や現預金の集計・分析をご支援いただいています。現預金の集計・分析については、決算速報対応として、取引先別に当期末と前月末を比較した預金データの作成を依頼しています。
現預金の動きを取引先別に可視化できるようになったことで、キャッシュフローの状況をより正確に把握できるようになり、資金繰りの判断材料としても活用できています。
特に助かっているのは、日常的な定型業務だけでなく、突発的に発生する依頼にも柔軟に対応していただける点です。集計作業がほぼ不要になり、業務負担が大幅に軽減されたことで、現在はその時間を活用し、経営判断や戦略検討に集中できるようになりました。「見るべき数値を、見たいタイミングで確認できる」環境が整ったことは、経営管理の在り方を大きく変える変化だと感じています。
今後の展望
より戦略的な経営管理の組織を目指し、正確な経営意思決定スピードをさらに向上させたい
― 今後、どのようにkpieeの活用を広げていきたいですか？
青木様：今後は、経営企画としての更なる拡大化、深度化を進めていきたいと考えています。
kpieeの導入によって、削減できた工数を活用し、単なる数値の集計や確認作業ではなく、より付加価値の高い業務に振り向けていきたいと考えています。
具体的には、引き続き、ご提案などのサポートをいただきながら、他社との比較分析を行っていき、より戦略的な経営管理の実現を目指していきます。
業界全体のトレンドや競合他社の動向を踏まえた上で、当社の強みや改善すべきポイントを明確化し、経営陣に対してより示唆に富んだ提案を行える体制を構築していきたいと考えています。
また、現在は取引先別実績の可視化を実現できましたが、今後はさらに細分化した分析や、実績以外の経営指標についてもkpieeを活用した自動化・可視化を進めていきたいと考えています。
― kpieeをご検討されている企業様にメッセージをお願いします！
青木様：kpieeは経営管理ツールとしての機能はもちろんですが、BPaaSとしてkpiee担当者の方が作業を対応してくださる点が大きな特徴です。「経営管理ツール+BPO」という両方のニーズがある企業にとって、非常におすすめできるサービスだと思います。
弊社と同じように、リソース不足に課題を抱えており、充実したサポート体制を求められている企業様には、ぜひkpieeを検討していただきたいと思います。
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